Bạn đang muốn "hô biến" quán cafe của mình thành địa điểm "hot hit" cho các sự kiện nhóm, hội thảo, workshop? Bạn nhận thấy tiềm năng doanh thu lớn từ việc cho thuê không gian quán? Đừng bỏ lỡ cơ hội vàng này! Bí mật cuối cùng để tạo ra không gian quán cafe đa năng, thu hút khách hàng sự kiện đã được tiết lộ! Cocimo Agency sẽ chia sẻ 5 bước "khắc cốt ghi tâm" giúp bạn biến quán cafe THƯỜNG thành "điểm nóng" sự kiện ngay hôm nay!
Tại sao quán cafe nên hướng đến dịch vụ không gian sự kiện?
Tăng doanh thu vượt trội: Cho thuê không gian sự kiện là nguồn thu nhập thụ động và ổn định, đặc biệt vào những khung giờ thấp điểm hoặc ngày thường.
Mở rộng tệp khách hàng: Tiếp cận đối tượng khách hàng doanh nghiệp, tổ chức, hội nhóm, mở rộng cơ hội kinh doanh và xây dựng mối quan hệ. Nâng cao vị thế thương hiệu: Trở thành địa điểm tổ chức sự kiện uy tín, tạo dấu ấn và nâng tầm hình ảnh thương hiệu quán cafe. Tối ưu hóa công suất sử dụng: Tận dụng không gian quán hiệu quả hơn, đặc biệt khi quán có diện tích rộng hoặc vị trí đẹp. Marketing truyền miệng mạnh mẽ: Các sự kiện thành công tạo ấn tượng tốt với khách hàng, thúc đẩy hiệu ứng truyền miệng và thu hút khách hàng mới.
Những thách thức khi tạo không gian sự kiện trong quán cafe
Thiếu kinh nghiệm và kiến thức: Không biết bắt đầu từ đâu, thiết kế như thế nào để vừa đảm bảo công năng vừa thẩm mỹ.
Ngân sách hạn chế: Lo ngại chi phí đầu tư vào nội thất, thiết bị và sửa chữa không gian. Khó khăn trong việc tối ưu hóa không gian: Làm sao để không gian vừa phục vụ khách hàng cafe thông thường vừa đáp ứng nhu cầu sự kiện. Lo lắng về vấn đề quản lý và vận hành: Làm thế nào để quản lý lịch trình sự kiện, đảm bảo chất lượng dịch vụ và tránh xung đột với hoạt động quán cafe. Tìm kiếm và thu hút khách hàng sự kiện: Chưa biết cách marketing và quảng bá dịch vụ cho thuê không gian sự kiện.
5 bước "khắc cốt ghi tâm" dưới đây sẽ giúp bạn vượt qua những thách thức này và tạo nên không gian quán cafe lý tưởng cho sự kiện!
Bước 1: Đánh giá và tối ưu hóa bố cục không gian - "linh hoạt là chìa khóa"
Phân chia khu vực chức năng: Xác định các khu vực chính: khu vực cafe thông thường, khu vực sự kiện, khu vực quầy bar, khu vực vệ sinh... và bố trí chúng một cách hợp lý.
Ưu tiên không gian mở và dễ dàng tùy biến: Hạn chế vách ngăn cố định, sử dụng các loại vách ngăn di động, rèm hoặc kệ trang trí để phân chia không gian khi cần thiết.
Tối ưu hóa lối đi và không gian chung: Đảm bảo lối đi rộng rãi, thông thoáng, dễ dàng di chuyển cho cả khách hàng cafe và khách sự kiện. Tận dụng không gian trống để tạo các khu vực phụ trợ (ví dụ: khu vực check-in, khu vực trưng bày...).
Đảm bảo ánh sáng và thông gió tốt: Ánh sáng tự nhiên là yếu tố quan trọng, kết hợp với hệ thống đèn chiếu sáng linh hoạt (đèn trần, đèn spotlight, đèn trang trí...). Hệ thống thông gió tốt giúp không gian luôn thoáng đãng và thoải mái.
Phân chia khu vực chức năng: Xác định các khu vực chính: khu vực cafe thông thường, khu vực sự kiện, khu vực quầy bar, khu vực vệ sinh... và bố trí chúng một cách hợp lý.
Ưu tiên không gian mở và dễ dàng tùy biến: Hạn chế vách ngăn cố định, sử dụng các loại vách ngăn di động, rèm hoặc kệ trang trí để phân chia không gian khi cần thiết.
Bước 2: Chọn nội thất đa năng và tiện dụng - "Biến Hóa Vạn Năng"
- Bàn ghế module, xếp gọn: Ưu tiên các loại bàn ghế có thể dễ dàng sắp xếp, ghép nối, gấp gọn và di chuyển. Bàn tròn, bàn dài, ghế gấp, ghế xếp chồng là những lựa chọn lý tưởng.
- Bục sân khấu di động: Bục sân khấu có bánh xe hoặc lắp ghép linh hoạt, dễ dàng di chuyển và cất gọn khi không sử dụng, phù hợp cho các sự kiện có thuyết trình, biểu diễn.
- Vách ngăn di động, rèm ngăn: Vách ngăn di động bằng gỗ, kính hoặc rèm vải giúp tạo không gian riêng tư cho các nhóm nhỏ hoặc hội thảo. Rèm cửa cũng có thể dùng để che chắn ánh sáng hoặc tạo phông nền đẹp mắt.
- Bảng Flipchart, bảng trắng: Thiết bị cần thiết cho các buổi hội thảo, workshop. Chọn loại có bánh xe để dễ dàng di chuyển và sử dụng.
Bước 3: Đầu tư trang thiết bị âm thanh, ánh sáng - "Chuyên Nghiệp Hóa Trải Nghiệm"
Hệ thống chiếu sáng đa dạng: Đèn chiếu sáng chung (đèn trần), đèn chiếu sáng điểm (spotlight), đèn trang trí (đèn dây, đèn thả...). Có thể điều chỉnh độ sáng, màu sắc để tạo không khí phù hợp với từng loại sự kiện.
- Hệ thống âm thanh chất lượng: Loa, micro không dây, amply... Đảm bảo âm thanh rõ ràng, không bị rè hoặc hú, đáp ứng nhu cầu cho các buổi thuyết trình, hội thảo, biểu diễn âm nhạc nhẹ.
Máy chiếu, màn chiếu hoặc TV lớn: Thiết bị trình chiếu cần thiết cho các buổi thuyết trình, hội thảo, chiếu phim... Chọn loại có độ phân giải cao, kết nối đa dạng. Ổ cắm điện, Wi-Fi mạnh mẽ: Đảm bảo đủ ổ cắm điện ở vị trí thuận tiện cho khách sự kiện sử dụng laptop, sạc thiết bị... Wi-Fi tốc độ cao và ổn định là yếu tố không thể thiếu.
Bước 4: Thiết kế gói dịch vụ sự kiện hấp dẫn - "Gia Tăng Giá Trị, Tăng Doanh Thu"
Gói cho thuê không gian linh hoạt: Tính theo giờ, theo buổi, theo ngày, theo số lượng người tham gia. Có thể có các gói cơ bản và gói cao cấp với các tiện ích khác nhau.
Dịch vụ F&B đa dạng: Menu đồ uống và đồ ăn nhẹ, teabreak, buffet... Phục vụ theo yêu cầu của khách hàng sự kiện, có thể có các gói combo ưu đãi. Dịch vụ hỗ trợ sự kiện chuyên nghiệp: Hỗ trợ set-up không gian, chuẩn bị thiết bị, hỗ trợ kỹ thuật, lễ tân đón khách... Tùy chỉnh theo nhu cầu của khách hàng. Marketing và quảng bá gói dịch vụ: Thiết kế brochure, đăng tải thông tin trên website, mạng xã hội, các kênh quảng bá sự kiện trực tuyến. Hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện, các cộng đồng, câu lạc bộ...
Bước 5: Đào tạo nhân viên chuyên nghiệp - "Ấn Tượng Từ Trái Tim"
Đào tạo về kiến thức sản phẩm, dịch vụ: Nhân viên cần nắm rõ các gói dịch vụ sự kiện, giá cả, các tiện ích đi kèm... để tư vấn và hỗ trợ khách hàng.
Đào tạo kỹ năng giao tiếp, phục vụ: Thân thiện, nhiệt tình, chu đáo, nhanh nhẹn, chuyên nghiệp trong mọi tình huống. Đào tạo kỹ năng set-up không gian, thiết bị: Hướng dẫn nhân viên cách sắp xếp bàn ghế, cài đặt thiết bị âm thanh, ánh sáng cơ bản. Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Phân công nhân viên phụ trách từng khu vực, từng công việc cụ thể trong quá trình diễn ra sự kiện để đảm bảo vận hành trơn tru.
